Personvernerklæring for foreningen Lær Kidsa Koding

Introduksjon

Denne personvernerklæringen redegjør for hvordan Lær Kidsa Koding samler inn og bruker personopplysninger. Innledningsvis er det viktig å understreke at denne personvernerklæringen omhandler to ting:

  • Ansvaret for personopplysninger som håndteres sentralt: Behandlingsansvarlig er “Foreningen for Lær Kidsa Koding” (se under)
  • Anbefaling om hvordan kodeklubbene håndterer personopplysninger. Ansvaret her ligger i den enkelte kodeklubb Retningslinjer for kodeklubben

Personopplysninger er opplysninger som direkte eller indirekte relaterer seg til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Lær Kidsa Koding (heretter: ”LKK” eller ”vi”) bistår lokale aktiviteter og arrangementer, herunder lokale kodeklubber, Kodetimen, enkeltarrangementer og bistår andre som driver med programmering for barn og unge.

Alle som vi oppbevarer opplysninger om har til enhver tid rett til grunnleggende informasjon om behandlingene som skjer av opplysningene om dem. De registrerte har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting personopplysningene. De registrerte kan videre rette innsigelse mot behandlingen og har rett til å kreve dataportabilitet.

Formelt ligger behandlingsansvaret for Lær Kidsa Koding hos “Foreningen for Lær Kidsa Koding” (Org. nummer 921 182 821). Dette er en frivillig organisasjon som ble opprettet for å ivareta de økonomiske og juridiske behovene for bevegelsen.

For opplysninger om våre formål og verdier henviser vi teksten på hjemmesiden vår: https://kidsakoder.no/om-lkk

Hva slags personopplysninger samler vi inn og hva brukes disse opplysningene til?

For håndtering av personopplysninger i de lokale kodeklubbene henviser vi til eget dokument:  Retningslinjer for kodeklubben

LKK samler inn personopplysninger i disse sammenhengene:

Deltakere i sentrale arrangementer

Lær Kidsa Koding samler inn opplysningene som du gir oss når det skjer en påmelding til et arrangement.

Når vi har arrangementer for barn følger vi de samme retningslinjene som beskrevet i dokumentet for kodeklubbene. Retningslinjer for kodeklubben

Koordinatorer av kodeklubber

Dersom du henvender deg til oss i anledning av å registrere, starte opp eller videreutvikle en kodeklubb vil du ved tidspunktet for godkjennelse av kodeklubben være å anse som ”koordinator” i personvernerklæringens forstand.

Hva slags opplysninger vi samler inn

Når du kontakter oss for registrering av din kodeklubb og i gjennom våre interaksjoner med deg samler vi ditt navn, e-postadresse og ytterligere informasjon som du frivillig gir oss.

Ved opprettelse av underside på kidsakoder.no skal det sendes en mail til prosjektleder hvor ulike spesifikasjoner skal fylles inn. Vi vil be om ditt brukernavn og e-postadresse på WordPress, navnet på deg som kontaktpersonen, telefonnummer og din rolle i kodeklubben.
Andre relevante sider kan ”lenkes”, herunder Meet-up, FB, egen nettside, Eventbrite etc. Vi ønsker også å vite nøyaktig adresse der hvor kodeklubben er lokalisert.

Behandlingsgrunnlag og formålet for behandlingen

Behandlingen av personopplysningene er nødvendig for å oppfylle en avtale mellom deg som kontaktperson og LKK. Personopplysningene vil således brukes for å kunne levere tjenestene, herunder kunne tilrettelegge for kodeklubben med relevante oppgaver, verktøy og eventuelt utstyr etc. Vi ønsker samtidig å muliggjøre en dialog med enkeltpersonene som viser interesse for å fremme organisasjonens ideelle formål.

Vi ønsker å gjøre den registrerte kodeklubben mest mulig aktiv og integrert i vårt nettverk. Ved å opprette egen underside på kidsakoder.no vil din kodeklubb fremkomme i kartoversikten over kodeklubber i Norge. Kodeklubben v/kontaktperson vil også kunne benytte seg av f.eks. forum for arrangementer og kanal for kommunikasjon og utveksling av informasjon.

Frivillige

Hva slags opplysninger vi samler inn

LKK samler inn opplysninger om deg når du henvender deg til oss via våre godkjente kanaler i anledning av å bidra/assistere som frivillig på kodeklubben. Vi samler inn din e-postadresse, ditt navn (for-og etternavn) og bosted, samt ytterligere informasjon du som frivillig ønsker å meddele oss.

Opplysningene sendes til vår prosjektleder som vil følge opp din henvendelse.

Behandlingsgrunnlag og formålet for behandlingen

Opplysningene vi samler inn er nødvendige for å gjennomføre tiltak på din anmodning før avtaleinngåelse om frivillighetsarbeid. Hensikten er å tilrettelegge for og veilede deg i ditt frivillige arbeid for LKK. Vi har en interesse av å vite hvilke frivillige som er aktive, og vite hvem som kan settes i kontakt med kontaktpersonene på den aktuelle lokasjonen. Opplysningene som mottas benyttes til kommunikasjon, ettersom vi ønsker å muliggjøre dialog med enkeltpersonene som viser interesse for vårt arbeid.

Vi har en berettiget interesse av å bevare historikk om hvem som har vært koordinatorer og frivillige. Du kan på ethvert tidspunkt protestere mot denne behandlingen av dine personopplysninger.

Kodetimen

Kodetimen er et prosjekt som viser koding i klasserom over hele landet. Lærere melder selv klassen sin på Kodetimen, og skolen, samt hvilket klassetrinn som deltar. Dette vil vises på et virtuelt kart på våre hjemmesider.

Hva slags opplysninger vi samler inn

Når det gjøres en påmelding til kodetimen, vil LKK samle inn følgende opplysninger fra lærere som utfører Kodetimen i klasserommet: navn på lærer (for-og etternavn), skole, skolens adresse og antall elever.

Behandlingsgrunnlag og formålet for behandlingen

Det er nødvendig å samle inn personopplysningene for å oppfylle en avtale om kodetimen. Personopplysningen vil brukes for å levere våre tjenester, samt å kunne motta epost med informasjon om kodetimen (valgfritt), inkl. invitasjon om å delta året etter og korte undersøkelser om deltakelsen.

Nettside og Oppgavesamling

LKK samler også inn personopplysninger via våre publiseringsverktøy, WordPress (funksjonsområde: kidsakoder.no) og GitHub (funksjonsområde: oppgavesamlingen).
Kategorier av personopplysninger kan være, men er ikke begrenset til, offentlig profilinformasjon inkludert bilde, kallenavn, e-postadresse, tildelt rolle og IP adresse. Behandlingsgrunnlaget er avtale og formålet er å få bedre oversikt og kontroll over bidragene til vår oppgavesamling, samt å dele kunnskap og kommunisere med bidragsytere på vår nettside.

Generelt om hvordan vi håndterer personopplysninger

Informasjonsformidling

Vi forbeholder oss retten til å sende våre kontaktpersoner informasjon som er i samsvar med organisasjonens ideelle formål. Vi har en en berettiget interesse i formidlingen som overskrider behovet for beskyttelse av den registrerte. Innholdet i e-posten er knyttet til Lær Kidsa Koding og arbeidet som gjøres internt, og er relevant i forhold til drift og organisering i kodeklubbene. LKK ønsker å tilrettelegge for trygge og effektive arrangementer. Vi anbefaler alle å lese nøye igjennom og holde seg oppdatert fortløpende.

Nyhetsbrev

Vi forbeholder oss retten til å sende ut nyhetsbrev ca. 6-7 ganger per år til alle som har samtykket til å abonnere på våre nyhetsbrev. Hensikten er å gi deg informasjon i samsvar med organisasjonens ideelle formål. Innholdet i e-posten er knyttet til Lær Kidsa Koding og arbeidet som gjøres hos oss. Du kan til enhver tid velge å reservere deg mot å motta nyhetsbrevene.

Hvert år kontakter vi lærere som var påmeldt for kodetimen i det forrige året. Dette har vi hjemmel for i Markedsføringsloven §15, siden dette er å anse som kommunikasjon om en tidligere levert tjeneste av samme art.

Særlige hensyn vedrørende barn og påmelding ved oppmøte

I de tilfeller hvor det skjer påmelding ved oppmøte, ansikt-til-ansikt, må barnet kunne bekrefte at hans/hennes alder er over 13 år. For barn under 13 avkrever vi et skriftlig samtykke fra foresatte. Ved slik felt-påmelding skal informasjon om deltaker registreres på nettbrett eller papirskjema. Vedkommende skal få tilstrekkelig informasjon om behandlingen av personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen, så lenge det ikke viser seg umulig eller krever uforholdsmessig stor innsats å gi all påkrevd informasjon når opplysningene hentes inn, i disse tilfellene skal det heller henvises til det stedet hvor den utfyllende informasjonen finnes.

Karianne Hjorth-Olsen

Karianne Hjorth-Olsen

Jurist og kontaktperson for personvern i Lær Kidsa Koding

Bruk av informasjonskapsler

Informasjonskapsler, også kjent som ”cookies”, er en liten fil, typisk bestående av bokstaver eller numre, som lagres i nettleseren på enheten som brukes når en person besøker visse nettsider. Vi bruker WordPress og Google Analytics for å analysere bruken av våre nettsider. Google Analytics er en nettanalysetjeneste som leveres av Google, Inc. Informasjonen som genereres ved en slik cookie, inkludert din IP adresse, sendes til Google og lagres på servere i USA. Vi i LKK bruker en funksjon som gjør at enkeltpersoner ikke kan identifiseres, og samler derav kun inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på vår nettside.

Målet er å forstå og optimalisere opplevelsen, og evaluere informasjon angående nylige besøk til vår nettside slik at vi kan lære hvordan folk bruker nettsiden og hvordan vi kan gjøre den mer intuitiv. Eksempler på hva statistikken gir svar på kan være hvor mange som bruker siden, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hva folk har klikket på. Vi bruker tredjepartsleverandører for å generere statistikk med hensikt til å forbedre nettstedet. Du kan når som helst stenge av for informasjonskapsler. I nettleseren er dette vanligvis funnet i “alternativer” eller “innstillinger”-menyen i nettleseren.

En nærmere beskrivelse av hvilke informasjonskapsler som benyttes er inntatt nedenfor:           

Navn: Beskrivelse: Lagringstid:
_ga: Blir brukt for å skille brukere fra hverandre. Blir slettet automatisk etter 2 år.
_gid: Blir brukt for å skille brukere fra hverandre. Blir slettet automatisk etter 24 timer.
_ gat: Blir brukt for å fordele trafikk/spørringer. Når Google Analytics blir distribuert via Google Tag Manager, blir denne informasjonen kalt _dc_gtm_ Blir slettet automatisk etter 10 minutter.
wordpress_test_cookie: Tester på om en informasjonskapsel kan settes. Blir slettet automatisk etter sesjonen.
wp-settings-{user}: Brukt til å ta vare på brukerens innstillinger i wp-admin. Blir slettet automatisk etter 1 år
wp-settings-time-{user}: Tidspunktet innstillingen wp-settings-{user} ble endret. Blir slettet automatisk etter 1 år. 

Aggregert statistikk

Ved å anonymisere personopplysningene muliggjør og nyttiggjør vi oss av verdien som ligger i data analyse på en personvern-vennlig måte. Informasjonen vil brukes til å lage aggregert statistikk. Vi bruker statistikken til å se etter trender, forbedre og videreutvikle våre tjenester, samt å lære mer om våre deltagere generelt for best mulig tilpassing.

All anonymisering av personopplysninger skal være reell. Det vil si at det skal være umulig å gjenfinne koblingen mellom informasjonen og enkeltindividet, selv med alle hjelpemidler som med rimelighet kan tenkes brukt tatt i betraktning.

Deling av personopplysninger

Du skal være trygg på at dine personopplysninger som gis i anledning av ditt engasjement med oss blir behandlet i samsvar med gjeldende lover, og innenfor rammene av denne personvernerklæringen. E-post lister som vi har utarbeidet og oppbevarer i samsvar med relevant lovgivning og denne personvernerklæringen, vil ikke under noen omstendighet deles med andre sammenlignbare organisasjoner med tilsvarende ideelt formål. Lær Kidsa Koding vil kun dele personopplysninger med selskaper eller underleverandører som utfører oppgaver for eller i forbindelse med levering av tjenester på vegne av LKK. Dersom en utlevering finner sted vil vi sikre at aktørene, som utleveringen gjøres til, formelt er forpliktet til å gi deg de samme rettighetene som er fremsatt under denne personvernerklæringen i henhold til behandlingen av personopplysningene.

Oppbevaring og lagring av personopplysninger

Vi vil beholde personopplysningene for en periode som er i overensstemmelse med det originale formålet bak innhentingen. Etter at formålet er oppnådd og behandlingsgrunnlaget ikke lengre er tilstede, et eventuelt samtykke trekkes tilbake eller at fastsatt tidsfrist er ute, vil alle personopplysninger bli slettet eller anonymisert.

Beskyttelse og sikkerhet

LKK behandler personopplysninger på en sikker måte etter gjeldende anbefalinger og retningslinjer. Vi opprettholder tilstrekkelige og egnede organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysninger best mulig.

Anbefaling om håndtering av personopplysninger i kodeklubber

Barn er definert som sårbare innbyggere i personopplysningsloven. Kodeklubbene bør ta vare på informasjon i minst mulig utstrekning og slette personopplysninger med én gang formålet er oppnådd (for eksempel en sesong i kodeklubben). Det bør være rom for å kunne ta vare på kontaktinformasjon til foresatte etter samtykke, slik at man kan gi info om nye arrangementer.

Vi har utarbeidet et eget dokument med retningslinjer til koordinatorer av kodeklubbene, og avkrever en *samsvarserklæring* av koordinatorer når de tiltrer.

Dine rettigheter

Alle som vi oppbevarer opplysninger om har rett til grunnleggende informasjon om behandlingene som skjer av personopplysningene. Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du kan videre kreve begrensning av personopplysningene og har rett til å kreve dataportabilitet.

Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og vi vil svare deg så fort som mulig, og
senest innen 30 dager.

I henhold til personopplysningsloven §16.e) utleverer vi ikke intern saksforberedende dokumentasjon.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger bryter med dine rettigheter etter gjeldende personvernlovgivning, så har du rett til å klage til relevant tilsynsmyndighet, Datatilsynet.

Jurisdiksjon og lovvalg

Enhver tvist eller konflikt som oppstår mellom den registrerte og LKK i henhold til LKKs personopplysnings behandlingsaktiviteter skal forsøkes løst gjennom forhandlinger.

Dersom slike forhandlinger mislykkes eller at en av partene krever det skal tvisten tolkes i samsvar med norsk lovgivning og en eventuell sak skal føres for norske domstoler.

Oppdateringer

I enkelte tilfeller kan det være aktuelt for oss å revidere denne personvernerklæringen. Vi forbeholder oss retten til å endre eller å legge ut en oppdatert personvernerklæring til ethvert tidspunkt. Dersom endringen er av særlig betydning vil vi gi beskjed om dette via våre nettsider eller ved å sende en e-post til de berørte.

Vi oppfordrer samtidig alle til å periodevis å sjekke denne personvernerklæringen for å holde seg oppdatert hva angår innsamling, behandling og lagring av personopplysninger.

Kontaktinformasjon

Ved spørsmål eller kommentarer til denne personvernerklæringen eller om personvern i Lær Kidsa Koding for øvrig, vennligst kontakt oss på e-postadresse:

karianne.hj-olsen@kidsakoder.no

Vi kan også nås via vårt kontaktskjema

Vi anbefaler å ikke sende sensitive opplysninger på e-post.